Interview met de magazijnbeheerder
Sinds 1 juli 2022 werken we in de voedselbank volgens de winkelformule. Wat merken onze vrijwilligers daarvan? We vroegen het aan onze magazijnbeheerder. Hieronder een kort verslag van dit gesprek.
Hoe ben je bij de voedselbank gekomen en wat boeit je hier?
Door omstandigheden had ik op woensdag tijd beschikbaar. Ik werkte van mijn 12e tot mijn 21e in een supermarkt. Die kennis en ervaring gebruik ik nu voor de voedselbank. Het is een fijne omgeving om in te werken. Er werken vrijwilligers die heel betrokken zijn bij hun werk en ook veel voor elkaar betekenen. Dat voel je.
Wat zijn jouw werkzaamheden in het magazijn?
Ik houd de voorraad bij van de lang houdbare producten. Voor dagvers en de koel en vries zijn weer andere vrijwilligers verantwoordelijk. Als de chauffeurs terug komen van hun rit uit Arnhem of Utrecht, maken de magazijnmedewerkers van de binnengekomen producten een lijst die ik registreer in een Excel-bestand. Zo houd ik zicht op de aantallen en op de houdbaarheidsdatum (THT) van de artikelen. Vanuit dat overzicht kan ik zien wat er per week kan en moet worden uitgegeven.
Eenvoudig klusje toch?
Nou, er zit toch meer aan vast. Zo houd ik thuis vanuit mijn registratie de THT in de gaten. Het oudste moet eerst op. De producten die de THT-datum naderen, leggen we op de uitdeeltafel, waarvan de afnemers producten zonder punten kunnen meenemen. Ook incourante producten, b.v. piri piri saus gaan op de uitdeeltafel. En als niemand het wil hebben proberen we een andere voedselbank blij te maken. Of, als laatste, moeten we producten weggooien. Maar dat doen we niet graag.
Die THT-datum hoor ik steeds terug. Dat is wel een dingetje!
Jazeker, het is belangrijk in de logistiek. We zijn verplicht ons daaraan te houden vanuit de richtlijnen van voedselveiligheid. Een maal per maand moet de THT gecontroleerd worden in het magazijn, maar ook in de winkel. Dat laatste gebeurt door de winkelvrijwilligers.
Is jouw werk veranderd door de winkelformule?
Zeker! Elke woensdag zet ik samen met de anderen de producten voor de uitgifte klaar voor een hele week. In 4 porties. Zodat er elke uitgifte dag nieuwe producten op de uitdeeltafel komen. Ook vullen we de kratjes met producten waarmee de rest van de week de winkel bijgevuld kan worden. Het is veel moeilijker om in te schatten hoe de doorstroom gaat. Je hebt er minder grip op. Vóór de winkelformule werkten we met kratten. Zonder te weten of de afnemers ze zouden gebruiken vulden we die met producten waar genoeg van was of die er uit moesten vanwege de THT. Nu kiezen de afnemers zelf wat ze nodig hebben en dus ook gebruiken. Dat is natuurlijk veel beter. Maar de logistiek is wel complexer geworden.
Hoe vind je dat het puntensysteem werkt?
Dat werkt in mijn ogen goed. Ik hoor er ook niet zoveel over. We moeten niet vergeten dat het alleen voor de houdbare producten is. De afnemers krijgen zoals vanouds brood, versproducten en koel en vries – soms volgens de verdeelsleutel, soms zelfs onbeperkt. Daarin kunnen ze nu natuurlijk wel zelf een keuze maken.
Sommige vrijwilligers vragen zich af of er niet meer punten gegeven kunnen worden?
De vraag is dan of de afnemers het gevoel hebben dat ze minder krijgen dan met de kratten. Naast de houdbare producten hebben de afnemers ook nog de versproducten en de koel en vries die zonder punten gaan.
Ik kijk vooral naar de voorraad. Elke week geven we nu 1220 punten uit. In mijn registratie kan ik zien dat we per week voor gemiddeld 450 punten spullen voor punten binnenkrijgen. Dus onze voorraad slinkt. Dat zie je misschien nog niet terug in de magazijnvoorraad. Soms sparen we een bepaald artikel op, b.v. olie, die we dan in één week aanbieden. Dan heeft elke afnemer de kans om dat product mee te nemen. Of we krijgen van een bepaald product in één keer heel veel. We kregen b.v. afgelopen week shampoo binnen waarmee we lange tijd vooruit kunnen. Die voorraad zie je dan wel in het magazijn staan. Overigens werken we nog maar 6 weken volgens dit systeem, dus ik vind het nog te vroeg om conclusies te trekken. Wat wel een leuk idee zou zijn is om tijdens de feestdagen extra punten te geven. Dat is dan gekoppeld aan die dagen en kun je daarna ook weer terugdraaien.
Wat gaat er goed in het magazijn en wat zou beter kunnen?
Vanuit mijn ervaring op de woensdag, gaat het best wel goed. Ieder weet wat hij/zij moet doen en we werken goed samen. Ik hoop dat dat ook op de andere dagen het geval is. Waar ik me wel zorgen over maak, is de schoonmaak. Dat moet echt goed gebeuren! Er hangt weliswaar een schoonmaakschema op het prikbord, maar wie houdt bij of het ook daadwerkelijk gebeurt? En het is nodig, zeker nu we de muizenplaag hebben. Maar ook kunnen we gecontroleerd worden en dan wil je als Voedselbank De Bilt toch niet door de mand vallen? Hetzelfde geldt voor de controle THT. Wat ik mis is een functieomschrijving voor de vrijwilligers. Die zijn ooit wel gemaakt, en eigenlijk zouden de functiebeschrijvingen moeten worden aangepast aan de nieuwe manier van werken in de winkelformule. En dan heb ik nog een ander pijnpunt. We moeten veel versproducten weggooien omdat de THT is verlopen. We geven zoveel mogelijk uit, maar vaak raken we de spullen niet kwijt. Dat geldt vooral voor zuivel en andere dagverse producten. Ik begrijp hoe moeilijk de logistiek hiervan is. We krijgen via Arnhem en Utrecht in bulk binnen. En dat is alles aannemen of niets krijgen. Wij kunnen niet differentiëren. Moet dan de afvoer van afval beter? Ik vind van wel, daar moeten coördinatoren en bestuur echt een oplossing voor vinden!
Wat zou je willen meegeven aan vrijwilligers, coördinatoren en bestuur?
Mijn belangrijkste punt is betere communicatie. Er zou meer overleg moeten zijn tussen vrijwilligers onderling en met coördinatoren en bestuur. Ik heb in de voorbereidingen op de winkelformule gemerkt dat vrijwilligers niet altijd wisten waar ze aan toe waren. Duidelijkheid geven is heel belangrijk! Toen we de eerste keer aan de winkelformule begonnen, was er een plan om bijeenkomsten te organiseren. Elk kwartaal of elk half jaar. Het is nuttig dat vrijwilligers van dezelfde afdeling bij elkaar komen, maar ook dat de groepen gemengd worden. Zodat er ook uitwisseling is met andere afdelingen. Door corona is dat toen niet van de grond gekomen. Samen koffiedrinken helpt natuurlijk ook. Maar soms blijven dan vragen hangen, die eigenlijk bij de coördinatoren en het bestuur terecht moeten komen. Schriftelijke communicatie is prima en met appen kom je ook een heel eind, maar het één keer in de zoveel tijd samen komen mis ik.
Tenslotte…
Vind ik de voedselbank een fantastische organisatie met lieve mensen waar je ook onderling veel voor elkaar kunt betekenen!